ERPプロジェクトの固定入札vsタイム&マテリアル契約

小規模だった会社が成長していくと、より堅牢な会計・ERPシステムへの交換を検討しなくてはならない時期が来ます。さまざまなシステムを検討の末、Microsoft Dynamics 365があなたのビジネスのニーズに最適だと判断し、ERPのサービスプロバイダーの目星も付いたとしましょう。

すると、いよいよ契約の交渉が始まります。その際、固定入札とタイム&マテリアル(時間と材料)という2種の契約形態を検討する必要があります。この記事では、それぞれの特徴を解説した上で、2つのハイブリッドプラン(超過キャップ付きの固定入札とインセンティブ)の有用性に触れます。

固定入札 ‐ これは固定金額に基づく契約です。したがって、ベンダーが作業した時間数に関係なく、相互に合意した金額を支払うことになります。

固定入札の契約を行う場合、プロジェクトの範囲が双方の当事者にとって明確化されている事、また新しいERPがすべてのビジネス要件を満たす包括的なものである事が重要です。そうでなければ、期待していたよりも少ない機能性に悩まされたり、当初合意した金額から逸脱した予期せぬ出費が重なる事もあり得ます。

固定入札が有用な条件:

  • プロジェクトの範囲が明確で詳細に定義されている。
  • プロジェクトのスコープをあまり柔軟にしたくない。
  • 事前に正確な予算を決めたい。
  • 必要なプロジェクトドキュメントを簡潔にしたい。(つまり、作業時間を検証する為のプロジェクトタスクの詳細を確認する必要がない場合。)

タイム&マテリアル ‐ これはベンダーが実際に働いた時間と材料費に基づく契約です

タイム&マテリアルが有用な条件:

  • 変化する要件を満たすためにプロジェクトスコープに柔軟性を持たせたい。
  • プロジェクトを詳細に監視・管理したい。(詳細なタイムシートを確認し、提供されるサービス時間を検証する場合。)
  • プロジェクトの変更に関連するドキュメント作業を簡単にしたい。(つまり、新しいプロジェクトタスクが要求された場合、多くの変更要求ドキュメントを作成する必要がない。)

超過キャップ付きのタイム&マテリアル ‐ これは、カルソフトが推奨する、実際の労働時間に基づく契約ですが、「金額を超えないように善処し、10%超過キャップ」を設けるが追加されています。過去数年にわたるMicrosoft Dynamics ERP(およびその他の中小規模のERPプロジェクト)のスコアの私の観察に基づいて、固定入札方法だけでなく固定入札方法に固有のコストを制御できるという利点があるため、この方法を選びますT&M方法論に固有の柔軟性。

(Preferred Method) Time & Materials Bid With An Overage Cap – This is a contract based on the actual hours worked but with the addition of a “not to exceed amount, i.e. 10% overage cap”. Based on my observation of scores of Microsoft Dynamics ERP (and other small/midsized ERP projects) over the last several years, I favor this method because it offers the benefits of having controlled costs that are inherent with the Fixed Bid methodology as well as the flexibility inherent with the T&M methodology.

さらに、ベンダーには「インセンティブプラン」を組み込むことをお勧めします。 T&Mプロジェクトでは、プロジェクト時間(および結果として生じるプロジェクトコスト)が低くなるため、クライアントはベンダーの効率的な作業からメリットを得られます。逆に、ベンダーの効率的なワークフローの正味の効果は、収益が少なくなることです。したがって、これを「双方にとって有利な」シナリオにするために、ベンダーが効率的なワークフローの利点を共有できるようにするインセンティブ計画を契約に組み込むことをお勧めします。

In addition, I recommend incorporating an “Incentive Plan” for the vendor. With a T&M project the client benefits from the efficient work from the vendor since the project hours (and the resulting project costs) will be lower. Conversely, the net effect of efficient workflow for the vendor is that their revenues will be less. Thus to make it a “win-win” scenario I recommend incorporating an incentive plan into the contract that allows the vendor to share in the benefit of their efficient workflow.

たとえば、プロジェクトの予算が100,000ドルであることが相互に合意されており、実際のプロジェクトコストが(プロジェクトスコープの縮小のためではなく、ベンダーからの効率的なワークフローの結果として)たったの80,000ドルになる場合、20,000ドルの差は2で割ると、ベンダーに10,000ドルのボーナスが支払われます。もちろん、クライアントは10,000ドルも節約できるため、双方にメリットのあるシナリオです。このようなインセンティブボーナスは、ベンダーがクライアントとベンダーの相互利益のためにプロジェクトの効率を最大化することを奨励します。

For example if the project budget is mutually agreed upon to be $100,000 and the actual project costs ends up being only $80,000 (as a result of efficient workflow from the vendor and not because of a reduction in the project scope) then the $20,000 difference would be divided by two and a $10,000 bonus would be paid to the vendor. Of course the client saves $10,000 as well so it’s a win-win scenario. Such an incentive bonus would encourage the vendor to maximize project efficiency for the mutual benefit of the client and the vendor.

結論:上記の3つの契約のそれぞれの賛否両論には有効な議論があります。どちらが良いコミュニケーションをとるかに関係なく、適切なプロジェクト管理とプロジェクトコストの適切な監視は、プロジェクトの成功を保証します。さらに、選択したベンダーの2〜3件の顧客紹介を徹底的にチェックすることをお勧めします。

Conclusion: There are valid arguments for pros/cons of each of the three contracts mentioned above. Regardless of which one you decide to use good communication, proper project management and proper monitoring of project costs will insure project success. In addition I recommend a thorough check of 2-3 customer references of the vendor you select.

結論として、支援が必要な場合は、

In conclusion, if you’d like assistance with;

  • 要件分析
  • RFP設計
  • システムの選択
  • ベンダーの分析と選択
  •  
  • Requirements Analysis
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