ERP（エンタープラス・リソース・プランニング）になりうるものとしてExcelは長い間、最も人気のある選択肢の1つでした。ExcelはERPシステムではありません。包括的なERPソリューションを必要とする企業にとって、Excelが最適ではない理由はいくつもあります。
ERPとして使用できないExcelの限界
皆さんもビジネスで、Microsoft Excelをさまざまな業務や用途で利用したことがあると思います。Excelはデータ分析や数値計算のための定番ツールですが、それ以上のことができるのでしょうか？いいえ、ExcelでERPシステムを置き換えることは難しいでしょう。その理由として以下の6つがあげられます：
1. Excelでの共同作業
Excelを活用する場合、その主な用途は個人作業向けであり、共同作業向け（異なる部門との作業統合向け）ではありません。そのため、複数のユーザーで管理されるデータへのアクセスポイントを一本化し、権限のある人やない人などのがアクセス権限設定などに必要な管理をするがないのです。
複数のチームによる作業工程を必要とするプロジェクトやデータを管理する場合、リアルタイムに連携された機能を有するシステムはが不可欠です。Excelと比較して、ERPは複数部門との共同作業をより確実に効率的に管理する機能を備えています。ERPでは、異なる業務を可視化する統一型のプラットフォームを提供し、チームが自分たちのワークフローを最適化し、効率的に遂行及び完了させることができます。リアルタイムの更新、最適なタスクの割り当て、集約された文書管理の機能など により、ERPがスムーズな業務ワークフローを促進し、それを利用する人のコミュニケーションも改善し、チームが最適な業務ができるようにしてくれます。
- Excelのデータセキュリティ
一般的な表計算ソフトであるExcelは、改ざんや違反に対して管理が脆弱なであるため、データセキュリティはExcelの大きな懸念事項となっています。そこで、重要なビジネスデータを安全に管理するためにも信頼性の高いERPシステムが必須となります。ERPは元々セキュリティを重視して設計されており、アクセス制御、追跡調査、その他の様々なセキュリティ対策により、機密性の高いデータを保護します。さらに、ERPではリアルタイムアップデートや適時データのバックアップがを提供され、事故や悪意ある行為によるデータの損失を防ぐ仕組みの構築ができます。手作業で更新やバックアップを行うExcelに比べ、ERPはより安全で信頼性の高いプラットフォームとして、企業が重要なデータを管理・保護することができます。
- 限定的なExcelのレポート機能
Excelはデータを管理・分析するための強力なツールですが、そのレポート機能にも限りがあります。つまり、統合的なレポートを作成するためには、ユーザーはその代替システムやアドオンツールに頼らざるを得ません。これは、情報に基づいた意思決定を行うために便利なカスタマイズのレポートを必要とする企業にとって、物足りなさが大きくなります。これに対して、ERPの最新レポートソリューションでは、カスタマイズ可能なレポートが豊富にあり、をそれを迅速かつ簡単にそれぞれの目的にあった伝票や帳票が作成可能です。さらに、ERPソリューションでは、ドラッグ＆ドロップのインターフェースや、直感的な画面表示なの機能により、主要な指標やトレンドがよりわかりやすいレポートを簡単に作成することができます。
- Excelでは他システムとの連携が難しい
Excelはデータを管理するための強力なツールですが、その連携機能には限界があります。Excelと他のシステムとの統合は複雑で時間がかかるため、生産性や意思決定の妨げになることがあります。これは、部分的に業務を管理するために、さまざまなそれぞれの用途に合わせて様々なシステムに利用している企業にとっては、なお難しくなります。一方でERPは、異なるシステムを迅速かつ容易に接続できるように設計されています。このソリューションでは、データ連携のための様々なコネクターやツールがあらかじめ用意されており、業務の効率化やデータの統合が大変行い易くなります。開発の時間と人材の時間を節約するためにも、Excelとを他のシステムと連携を検討している企業には、ERPにような統合ソリューションも検討する価値があるかもしれません。
- Excelでリアルタイムの情報
Excelはリアルタイムのデータ分析用に設計されていないため、ユーザーは静的なレポートや簡単なダッシュボードに制限されます。これは、情報に基づいた意思決定を行うために動的でリアルタイムの情報や分析洞察を必要とするビジネスにとって、大きな障害になる可能性があります。一方、最新のERPにも組み込まれているビジネスインテリジェンス（BI）ソリューションでは、インメモリ処理やデータストリーミングなどの先進技術を駆使して、リアルタイムのデータ分析機能を提供しています。これらのソリューションにより、企業は売上、収益性、顧客行動などの主要な指標をリアルタイムで把握することができ、競合他社と差別化することができます。
- Excelの拡張性
Excelは、データ量が限られている中小企業には良いソフトウェアかもしれません。しかし、データ量が多くなりにつれ、すぐ限界の容量に近づくにつれてになり扱いづらくなってしまうことがあります。Excelが扱えるデータ量には限界があり、Excelを使いこなすと、パフォーマンスなどの問題に直面する可能性があります。数万行や数十万行の計算を含むような非常に大きなデータセットを扱うと、Excelは遅くなったり画面がかたまったりすることがあります。さらに、Excelには列数の制限があり、最新バージョンでは16,384列までしか設定できません。これは、さまざまな場面でデータを分析する必要がある企業にとって問題となります。
さらに、ビジネスの成長に伴い、よりデータ管理と分析機能の強化が必要になりますが、Excelでは対応しきれない部分が出てきてきもあります。ERPシステムは、財務、在庫管理、サプライチェーン管理、調達、プロジェクト管理、顧客関係管理、製造、その他のビジネスアプリケーションなどの機能とそれらに必要な標準レポートを提供し、変化するビジネスニーズに対応できるよう設計されています。ERPは、これらすべてのアプリケーションを管理するための統合的なプラットフォームであり、手作業を減らし、生産性や業務効率を大きく向上させます。また、コンプライアンス規制、品質管理、製品の追跡管理（トレーサビリティー）など、Excelでは管理が難しい業界特有のニーズや要件にも対応できるよう設計されています。
もっと読む：なぜ企業はExcelからERPに移行しているのか？ (calsoft.com)
まとめ
結論として、Microsoft Excelは大変便利なツールであることは変わりませんが、企業にとって必要なERPシステムの特徴や機能性は持ち合わせていません。Excelには、データ管理・分析ツールとしてはERPに比べてにえるようなその有効性や拡張性に制限があります。より業務を効率化し、データを活用するビジネスを目指す企業には、ERPシステムを推奨します。
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