ERPにおける時間管理には、多くの利点があります。大きなメリットの1つの例としては、ワークフローの最適化と効率化に役立つことでしょう。従業員が自分の時間を費やしている方法を理解することによって、ボトルネックが発生したり、改善の余地がある領域を特定することができます。また、ERPの時間追跡は、より業務のコストを理解するのに役立ちます。特に予算計画や人事編成の際、この情報は非常に貴重な存在になります。どのくらいの時間が特定のタスクに費やされているか知ることは、企業の人材やリソースの割り当ての際に、より客観的情報に基づいた意思決定を行うために役立ちます。
ERPでタイムマネジメントが必要な理由
ERPの時間管理は、以下のような理由で必要不可欠です。
正確なジョブ・コスト計算
ERPの時間追跡は、企業が正確にプロジェクト、仕事またはタスクのコストを計算することができます。この情報は、正確にプロジェクト予算を管理し、戦略的なビジネス上の意思決定を行う際、またクライアントに請求する際にも重要である。
リソースプランニング
時間を追跡することによって、ERPシステムは、各タスク、プロジェクトや仕事に費やされているかなど、時間への洞察力を高めることができます。この情報は、適切なタイミングで適切なプロジェクトに適切な人がいることを確認し、より効果的にリソースを割り当てるためにプロジェクトや作業を支援することができます。
給与・福利厚生
ERPシステムのタイムトラッキングは、従業員の給与と福利厚生を計算するプロセスを自動化することができます。自動的に時間を追跡することにより、ERPシステムは、従業員が働いた時間に基づいて正確に支払われ、その利益が正しく計算されていることを確認することができます。
コンプライアンス
多くの業界では、雇用主が従業員の労働時間を追跡することを要求する特定の労働法や規制があります。時間管理のためのERPシステムを使用することで、企業はこれらの法律や規制に準拠していることを確認することができます。
パフォーマンス指標
タイムトラッキングは、従業員やチームのパフォーマンスを測定するために使用することができます。特定のタスクやプロジェクトに費やした時間を比較することで、従業員に追加のトレーニングやサポートが必要な領域を特定し、全体的なパフォーマンスを向上させるための変更や調整を行うことができます。
Dynamics 365のためのタイムトラッキング
特にプロフェッショナルサービス企業にとって、正確なタイムトラッキングは、正確な請求書発行の基盤となる重要なものです。Time entries for Dynamics 365 Field Service (contains video) | Microsoft Learnでは、以下のような用途でタイムトラッキングを活用することができます。
- 報告書
- 利用状況の把握
- サービスに関する請求書作成
Dynamics 365 Field Serviceでタイムトラッキングを作成するには、3つの方法があります。
- ワークオーダープロセスを自動的に
- カスタムビジネスプロセスのためのマニュアル作成
- 休暇申請を自動的に
Dynamics 365は、ERPシステムで従業員の労働時間を追跡することを検討している企業にとって、実行可能な選択肢を提供します。Dynamics 365とシームレスに連携するサードパーティアプリが複数提供されており、柔軟かつ効率的なERP時間管理ソリューションを提供します。
ERPでタイムマネジメントをマスターする方法
ERPでは、膨大な量のデータと複雑なプロセスが存在するため、効率性と生産性を確保するためには、効果的なタイムマネジメントが不可欠です。
ここでは、ERPでタイムマネジメントをマスターするために欠かせないポイントをご紹介します。
- 優先順位を明確に設定： タスクに優先順位をつけ、それに応じた時間配分をすることが重要です。そうすることで、重要なタスクを時間内に完了させることができます。
- 自動化を促進： 自動化は時間管理における強力なツールになります。プロセスを合理化し、ミスを減らし、より戦略的なタスクに時間を割くことができるようになるのです。
- テクノロジーを活用：ERPシステムは、プロセスの合理化と自動化を目的として設計されているため、利用可能なすべての機能を活用していることを確認してください。例えば、アラートやリマインダーを利用することで、業務が滞りなく進み、締め切りを守ることができます。
- 効果的にコミュニケーション：効率的な時間管理には、コミュニケーションが重要です。プロジェクトやタスクに関わる全員が、タイムラインと期待値を把握していることを確認しましょう。
- 休憩を取る：休憩を取ることは生産性を高めるのに役立ちます。定期的に休憩を取ることで、疲労や燃え尽きなどを予防し、仕事の集中力を持続・安定させることができます。
- 時間を記録： タイムトラッキングツールを使って、時間の使い方を把握しましょう。そうすることで、効率と生産性を向上させることができる領域を特定することができます。
- 失敗から学ぶ ：誰でも失敗はしますが、大切なのは失敗から学ぶことです。時間や作業管理において何が悪かったのか、どうすれば次は改善できるのか、実績や数字を参考にしながらじっくり考えてみてください。
結論
全体的に、ERPシステムで時間を追跡することは、従業員のパフォーマンスを測定し、さらに内部目標を設定し、プロジェクトの進捗状況の上に滞在したい企業のために不可欠である。正確にすべての活動のトラックを維持することは、リスクを軽減し、チームの有効性を向上させ、ビジネスリーダーは、対処する必要があるかもしれない生産性のギャップを識別することができます。
ERPの時間管理をマスターする上で、この記事で共有されている貴重な洞察を使用すると、あなたのビジネスの生産性を高め、効率を最適化するために必要な知識を得ることができます。ここで紹介したヒントを実践することで、プロセスの合理化、タスクの自動化、より効果的なコミュニケーション、タイムリーかつ効率的な方法で目標を達成するためのワークロードの優先順位付けを行うことができます。