2018年にリリースされて以来、Microsoft Dynamics 365 Business Central（以下、Dynamics 365 BC）はMicrosoft 365（旧Office 365）とのデータ連携が大変簡単に行えるようになっています。既存ユーザーが既に利用している様々なマイクロソフトのサービスとの連携には、このMicrosoft 365の中心にあるTeams、Outlook、Excel、Word、SharePointなど、おなじみのアプリケーションが含まれています。
クラウドをベースにしたDynamics 365 BCは、Microsoft 365を始めとした他のMicrosoftアプリケーションと効率的に連携することにより、企業間や部門間で収集したデータを一元管理でき、迅速な意思決定につなげることが可能となります。また、最新のDynamics 365 BCのデザインは、ユーザーの使い易さや業務効率を大幅に向上させ、他のユーザーとの共同の作業などをより円滑にすることができます。
その中でも今回テーマは、Microsoft Outlookとのデータ連携についてです。まずはDynamics 365 BC内にOutlookのビジネスインボックスを設定できることです。これは、Dynamics 365 BCで提供されている無料のOutlookアドインを使用して行えます。このアドインにより、ユーザーはMicrosoft Outlookのインターフェイスを利用しながら、顧客や取引先に特化したDynamics 365 BCのインサイト情報を表示することができます。また、この連携により、ユーザーは見積書や請求書などの文書をOutlookから簡単に作成し、Outlookから連絡先に直接送信することができます。
ビジネス用Outlook受信箱の設定
ビジネス用Outlook受信箱の設定は、シームレスで簡単なプロセスです。
その手順を下に簡単にお教えします。（英語メニュー用）
- Dynamics 365 BCのホーム画面から、画面右上の歯車のアイコンを選択し、設定画面に入ります。
- 次に、[Assisted Setup] を選択すると、マイクロソフトが作成したステップ毎の説明が表示されます。
- [Do more with Dynamics 365 BC] で、[Set up your Business inbox in Outlook.] を選択します。
- ここからガイド付きの設定作業が始まります。表示されるウィンドウをクリックし進んでいくと、Officeアドインのダウンロードと設定、およびビジネスインボックスとして使用する電子メールアドレスの指定ができます。
この簡単な設定ステップを完了した後、すぐに自分でOutlookとDynamics 365 BCのデータ連携が利用可能です。以下のビデオで、このアドインをインストールすることで得られる2つの代表的なメリットである、リアルタイムでの連絡先データの参照と簡単に文書が作成できる方法を紹介します。
AIやOutlookデータ連携による日常業務への効果
Dynamics 365 BCとOutlookの人工知能（AI）を利用することで、取引担当者リストからリアルタイムの担当者情報や分析情報に素早く簡単にアクセスができます。さらに、この連携ではメッセージの本文の内容を認識することもできます。例えば、ユーザーが顧客から見積を依頼するメールを受け取り、ユーザーがOutlookアドインを使って見積書を作成すると、顧客のメール情報から見積書のテンプレートに商品と数量が自動入力されるため、ユーザーの入力や間違えを最小限に抑えることができます。
これにより、ユーザーは顧客や取引先の依頼に迅速に対応することができます。マイクロソフトは、自社のシステムをお互いに連携させることで、最新のシステム連携プラットフォームとして利用可能な環境を構築しました。今日、多くの企業は業務プロセスを簡素化するソリューションを求めて多くの投資をしています。その中でマイクロソフトは、多くの企業のニーズに応える形で、経営的な視点と最小の投資でも日常業務の効率が上がるソリューションとしてDynamics 365 BCの中核に据え、付加価値のあるサービスを提供しています。
カルソフトは、日米両国の中小企業からFortune 500企業まで、企業の日常業務を支援するERPや統合ソリューションを開発・導入した長年のプロジェクト経験を持っています。Dynamics 365 が御社のビジネス要件を満たせるか、今後のビジネスをどのように改善できるかなどお聞きになりたい場合は、お気軽にカルソフトまで日本語でお問い合わせください。